¿Qué es lo más importante al momento de evaluar/seleccionar una tecnología?

Últimamente he pensado en explicar cuáles son las características que hacen que un producto sea más atractivo para adquirir que otro al momento de iniciar una implementación. Definitivamente no puedo negar que el instinto es una parte fundamental de este tipo de procesos de decisión y que conforme vamos sumando experiencia, implementaciones exitosas y también fallidas, aprendemos a desarrollar algo así como un sexto sentido, un instinto natural que nos empuja a tomar decisión sobre productos que técnicamente se encuentran cada día mas competitivos y difíciles de diferenciar.

Pero el instinto definitivamente no puede ser nuestra única arma de decisión, y la experiencia lógicamente, aunque es muy importante, a veces puede ser un arma de doble filo que no permite que pensemos fuera de los límites a los que nos hemos acostumbrado en el tiempo. La costumbre es una directa enemiga de la innovación. ¿Cómo encontrar entonces un equilibrio correcto? ¿Cómo elegir en un mundo tecnológico cada día más versátil la herramienta adecuada para cada proceso, para cada empresa?

Desde mi experiencia las decisiones equivocadas o correctas en una empresa, en una tecnología, pueden variar considerablemente dependiendo del contexto, los objetivos, el nivel de la empresa en donde se ejecutará la implementación entre otros. En esta entrada intentare mostrar desde mi perspectiva cuales son esos atributos fundamentales que deben evaluarse para buscar tomar la mejor decisión tecnológica, en donde los productos son cada día son más difíciles de diferenciar:

1   1. Arquitectura y atributos no funcionales perseguidos: La forma más fácil para calificar una solución desde el punto de vista tecnológico es comparar el cumplimiento de atributos no funcionales. Pero es más importante entender que NO todos se pueden cumplir en una misma solución, y si algún proveedor le está diciendo lo contrario, OJO, le está mintiendo. Los atributos no funcionales suelen competir entre sí, a que me refiero, un sistema por ejemplo que es altamente seguro, no podrá ser el más rápido del mundo, pues estos mecanismos de seguridad tendrán un overhead en el performance de la aplicación, es una realidad innegable. Entonces, debemos tener claro primero cuales son los atributos no funcionales en orden de prioridad, conoce los negociables, los deseables y los que al final no tienen ningún impacto en la decisión. Esta es la primera evaluación que debemos ejecutar, incluyendo la usabilidad y el gusto de la funcionalidad de cada opción para los usuarios finales. Esta es nuestra matriz de evaluación.

2   

2    2.  Estrategia de la empresa: La estrategia de la empresa nos ayudará a priorizar los requerimientos no funcionales, pero también nos permitirá entender algunos requisitos prioritarios para la organización. ¿La selección de producto impactara directamente al cliente por ejemplo?, y con eso pensado, ¿Que espera el negocio que cambie en la experiencia del cliente después de que implemente su sistema? Son preguntas que deben contestarse antes de iniciar a seleccionar herramientas, o si no, es probable que, si el proyecto no es exitoso, aunque usted seleccionara la mejor herramienta, la empresa encuentre el camino sencillo de culpar su decisión y su estrategia. Deje claras expectativas, restricciones, riesgos y responsabilidades desde los primeros días.

3   

3   3. Objetivos de implementación del sistema: Este atado al punto anterior, pero es mejor repetirlo, debe tener claro antes de buscar tecnologías, que es lo que la empresa espera que suceda después de su implementación, de otra forma, el éxito o no del proyecto será subjetivo y acomodado a la conveniencia de la empresa para la que está laborando.

4   

4   4. Ventaja competitiva que el sistema brindara a la empresa, como soportara el cumplimiento de la estrategia: Dentro de la estrategia debe hacer énfasis en conocer como se espera que su implementación afecte los números de la empresa. ¿Buscara incrementar ventas? ¿Disminuir desperdicio? Tenga claro siempre porque métricas lo medirán porque con esas mismas debe medir usted la solución de su proveedor y ojo también a quien lo representa, porque no es solo la herramienta, es el socio con el que trabajara en la implementación, pero eso lo hablaremos más adelante en otra entrada. NO confundan evaluación de producto con evaluación de proveedor.

5  

5  5. Integración con el contexto tecnológico: Los sistemas como SILOS son parte del pasado. Las características de integración agnósticas a las tecnologías son claves para asegurar la vida útil del sistema a seleccionar. Témanle y huyan de todos los sistemas que vendan las facilidades de integración aparte como “conectores”, uno puede implementar sistemas de terceros, no ser dueño del código, depender de las versiones del proveedor, pero NUNCA entregar la capacidad de integrarse con lo actual y lo que venga a futuro. Si existe un pedazo de la arquitectura que deben buscar siempre poder controlar es la integración.

6 

   6. Simplificación de sistemas: Es importante también evaluar si con el sistema que implementara lograra simplificar sistemas existentes, siempre busque simplificación, disminuir sistemas, pero NUNCA por encima de la independencia de crecimiento e integración, en ese caso esta prioridad nunca debe de negociarla.

7   

7   7. Costo y tiempo: Aunque muchos PMP estarán esperando que estas variables vayan de primeras desde mi experiencia son importantes, pero son las más fáciles de sustentar. Son más fáciles de crear casos de negocio que negociar los puntos anteriores. ¿El costo y tiempo debe asegurar más la capacidad que usted tenga para construir el caso de negocio, y si finalmente el caso de negocio no es positivo, la empresa no tiene como invertir en el proyecto, será que deberían iniciar el proyecto entonces? Para el tiempo, métodos de implementación modular, Early Birds, métodos de agilísimo, pueden permitir tener entregables rápidos sin importar la tecnología que elija, creo que la pregunta del tiempo es una pregunta del pasado.

Siempre recuerde validar que los sistemas estén alineados con su arquitectura empresarial, esto debe ir previo a siquiera invitarlos a los procesos de selección, no haga perder tiempo a sus proveedores, si su arquitectura de infraestructura es cloud, esto debe ser un prerrequisito para siquiera invitar un producto a su proceso, si no tiene una arquitectura empresarial, empiece por eso antes de seleccionar cualquier producto.

Finalmente, debo aclarar que el orden de los factores si altera el resultado, pero solo la estrategia de la compañía, la cultura, el cómo se toma las decisiones le permitirán discernir como profesional para tener la capacidad de elegir la herramienta correcta, y recuerde siempre que un sistema de millones de dólares JAMAS solucionara procesos rotos o personas inconformes, poco preparadas o desmotivadas. Los sistemas son la consecuencia, la automatización, de un proceso deseado ejecutado por las personas adecuadas.